Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Symposia est un système de gestion de conférences, colloques, ateliers et autres événements qui sont organisés et/ou gérés par le GERAD et le CIRRELT. Lorsque vous utilisez Symposia en tant que participant à un des événements gérés par ce système, des renseignements personnels sont collectés. Le GERAD et le CIRRELT collectent ces renseignements personnels uniquement dans le cadre des activités de Symposia et ne révèlent ni ne partagent ces renseignements avec aucune tierce partie.

1. Consentement

Lorsque vous créez votre profil Symposia, nous vous demandons de confirmer que vous avez pris connaissance de notre politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels. Si vous ne donnez pas votre consentement, votre profil Symposia ne sera pas créé et vous ne pourrez pas utiliser les services de Symposia.

Comment retirer votre consentement

Si après avoir donné votre consentement, vous changez d'avis et ne consentez plus à la présente politique, vous pouvez en tout temps supprimer votre profil Symposia à l'aide de la fonction prévue à cet effet lorsque vous accédez à votre profil. Vous pouvez aussi nous contacter aux coordonnées suivantes pour que nous puissions procéder à la suppression de votre profil:

GERAD – HEC Montréal
3000, ch. de la Côte-Sainte-Catherine
Montréal (Québec) H3T 2A7 CANADA
courriel: info@gerad.ca

ou

CIRRELT – Université de Montréal
Pavillon André-Aisenstadt
CP 6128, Succursale Centre-ville
Montréal (Québec) H3C 3J7 CANADA
courriel: info@cirrelt.ca

2. Renseignements personnels collectés

2.1 Profil de participant

L'utilisation de Symposia requiert la création d'un profil de participant, lors de votre inscription pour assister à un événement, pour soumettre une proposition de présentation pour un événement ou lorsque vous procédez à l'évaluation de présentations soumises pour un événement.

À la création de votre profil de participant, les informations suivantes sont collectées:

• Adresse courriel ;
• nom et prénom ;
• affiliation professionnelle ;
• langue ;
• adresse, rue, ville, pays et code postal (optionnels) ;
• numéro de téléphone (optionnel).

Votre profil de participant, une fois créé, vous permet de vous inscrire à d'autres événements gérés par Symposia en vous identifiant avec votre adresse courriel et mot de passe. Cela vous permet de consulter l'historique de vos inscriptions, des soumissions de présentations que vous avez effectuées, de même que les évaluations qui vous ont été assignées.

Votre profil de participant vous est en tout temps accessible pour y modifier vos informations personnelles. De plus, vous pouvez en tout temps utiliser la fonction "Supprimer mon profil", laquelle effacera toutes les données nominales vous concernant.

2.2 Paiement par carte de crédit

Lors de votre inscription à un événement, Symposia peut collecter les informations de carte de crédit que vous fournissez pour payer les frais pour assister à l'événement. Ces informations sont:

• Numéro de carte de crédit ;
• date d'expiration ;
• nom du détenteur de la carte.

Le numéro de carte de crédit que vous fournissez à Symposia n'est conservé que le temps que la transaction soit effectuée, après quoi seulement les 4 derniers chiffres du numéro de la carte sont conservés dans le système, pour fins de référence à la transaction.

2.3 Soumission de présentation

Lorsque vous soumettez une proposition de présentation à un événement, Symposia collecte les informations relatives à la présentation. Ces informations sont:

• Le titre de la présentation ;
• un résumé ou le texte complet d'un article scientifique ;
• pour chaque auteur de l'article: le nom, prénom, adresse courriel et affiliation professionnelle.

3. Diffusion des informations collectées

Seules les données passives associées à une proposition de présentation, telles que les noms, prénoms et affiliations professionnelles des auteurs d'une publication, peuvent être diffusées par Symposia.

La participation à l’événement et la soumission d’une proposition de présentation confèrent le droit à Symposia de conserver ces données passives pour fins de publication dans le cadre de l’événement.

4. Protection des renseigement privés

Pour protéger vos données personnelles, nous prenons des précautions raisonnables et suivons les meilleures pratiques de l’industrie pour nous assurer qu’elles ne soient pas perdues, détournées, consultées, divulguées, modifiées ou détruites de manière inappropriée.

Toutes les connexions avec le site Web Symposia sont chiffrées avec le protocole SSL, utilisant une clé d'encryption de 256 bits.

Les mots de passe sont stockés sous forme encryptée par hachage SHA-2. Les numéros de carte de crédit transitant dans le système Symposia sont encryptés par AES-256.

5. Fichies témoins (cookies)

Voici les 2 fichiers témoins utilisés par Symposia:

• _symposia2_session: identificateur unique de session, permet à Symposia de stocker les informations relatives à votre session (référent, page de renvoi, etc.). Ce fichier témoin est temporaire pour le temps de la session seulement. La fermeture du navigateur entraine l'expiration et donc la suppression du fichier témoin sur l’ordinateur de la personne.
• public_locale: identificateur de la langue utilisée sur le site Web dont la valeur peut être "fr" ou "en". Ce fichier témoin est conservé pour une durée d'un an.

6. Modification de cette politique de confidentialité

Il est possible que cette politique soit modifiée de temps à autre pour refléter les modifications apportées à Symposia ou pour continuer à garantir la conformité aux différentes lois qui régissent Symposia.

Si des changements significatifs qui touchent la façon dont vos données personnelles sont collectées ou utilisées, nous en aviserons par courriel tous les participants ayant un profil.

7. Questions et commentaires

Pour tout commentaire ou questionnement par rapport à cette politique de confidentialité, veuillez communiquer par courrier électronique à info@gerad.ca ou info@cirrelt.ca, ou par courriel conventionnel à:

GERAD – HEC Montréal
3000, ch. de la Côte-Sainte-Catherine
Montréal (Québec) H3T 2A7 CANADA

ou

CIRRELT – Université de Montréal
Pavillon André-Aisenstadt
CP 6128, Succursale Centre-ville
Montréal (Québec) H3C 3J7 CANADA